С первого июля 2018 года заверять копию трудовой книжки нужно по правилам нового ГОСТа
Вместе с тем по общему правилу стандартизация в РФ основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее – Закон № 162-ФЗ).
Документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции (товаров, работ, услуг), если иное не установлено законодательством Российской Федерации (ч. 1 ст. 26 Закона № 162-ФЗ).
С первого июля 2018 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу, если документы – в сейфе? Разъяснения Роструда
В Роструде напомнили, что по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них отвечают работодатели. Организациям разрешено хранить трудовые книжки в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В то же время документы национальной системы стандартизации, коим является и новый ГОСТ, применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).
По новому ГОСТу (см. п. 5.26), если заверенная копия трудовой книжки выдается для представления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинный документ. В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год.
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г
Решением Верховного Суда РФ от 25 января 2012 г. N ГКПИ11-2044, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 12 апреля 2012 г. N АПЛ12-169, абзац четвертый пункта 35 настоящих Правил признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей исполнение работодателем обязанности передать работнику в день увольнения надлежаще оформленную трудовую книжку и обязывающей работодателя выплачивать работнику заработную плату за весь период задержки выдачи трудовой книжки
36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2018 года и как это было раньше
Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.
В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая. Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии. Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году.
Образец заверения копии трудовой книжки
Если в комплект с копией трудовой нужно добавить и другие документы, учитывайте, что часть прежних реквизитов новый стандарт уточнил, включил в состав других или кардинально изменил. Нужно уточнять, что нового в оформлении реквизитов, важных для кадрового специалиста.
Если к вам обратился сотрудник с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки, он должен написать заявление. Оно составляется в произвольной форме на имя директора организации с указанием Ф.И.О. и должности работника. Кадровик обязан уточнить, как правильно заверить копию трудовой книжки. Обычно это делается следующим образом:
Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её
- I графа ставится порядковый № записи;
- II графа – указывается календарная дата увольнения арабскими цифрами;
- III графа – запись об увольнении со ссылкой на ст. ТК (в полном соответствии с формулировками закона);
- IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для увольнения.
- печать и подпись руководителя или уполномоченного лица. Подпись сотрудника.
- Трудовой кодекс РФ. Положения ТК РФ раскрывают понятие «трудовая книжка», определяют обязанности работодателя по ведению и хранению персональных документов, регулируют порядок и принципы их оформления. Трудовой кодекс – настольная книга хорошего кадровика.
- Кодекс РФ (КоАП) об административных правонарушениях. Документ содержит нормы, позволяющие определить уровень ответственности за несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками. Инспектор отдела кадров или кадровой службы руководствуется последней версией закона от 30.12. 2001 №195-ФЗ, в ред. от 23.06.2014.
- Правительственное постановление «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 в ред. от 25. 03. 2013 г. Утверждает форму и образец персонального трудового документа, вкладыша, регламентирует ведение и соответствующее хранение.
- Инициатором разработки следующего документа выступило Министерство труда. Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК» от 10.10.2003 №69 определяет строгий порядок заполнения разделов трудовых книжек, алгоритм исправления ошибок.
Заверение документов по-новому
- Адресат. Если направляем документ по е-mail/факсу, допустимо указать только номер факса или электронную почту получателя. Если адресат – должностное лицо, перед фамилией следует указать «г-ну» или «г-же» (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
- Дата документа. Если месяц в дате документа указан словом, то день месяца от 1 до 9 пишем без нуля (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016). То есть указываем дату следующим образом: 08.03.2018 или 8 марта 2018 г.
- Текст документа. В новом ГОСТе прописано, каким шрифтом печатать кадровые документы и через какой межстрочный интервал. Желательно оформлять реквизиты шрифтами:
С 1 июля 2018 года вводятся разные требования к заверению копий или выписок из трудовой книжки в зависимости от назначения: В случае заверения документов для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год». Если компания не включила в номенклатуру дел трудовые книжки как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой книжки можно, например, указать: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».
Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года
В связи с разработкой и публикацией в 2017 году ГОСТ Р 7.0.97-2016, касающегося принципов оформления документов, перед предприятиями и ИП возник вопрос о порядке заверения трудовых книжек. Давайте посмотрим основные правила, как заверять копии трудовых книжек.
Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию. В статье расскажем о правилах заверения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 июля 2018 года. Разберемся, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам. Образец заверенной копии мы покажем в статье.
Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2018 года: образец
С 1 июля 2018 года вступили в силу новые правила для копий трудовых книжек. По задумке чиновников они должны были действовать еще в прошлом году. Однако этого не произошло, и компаниям разрешили следовать как новым, так и старым правилам. Но с 1 июля 2018 года заверять трудовые книжки можно только в соответствии с новыми требованиями. Далее мы рассмотрим образец заверенной копии.
Одно из новых правил ГОСТа 2017 года касается того, как заверить копию трудовой книжки. Теперь вам необходимо будет писать в копии место хранения подлинного документа. Делайте такую запись, как показано на нашем образце. Правило не касается копий, сделанных для нужд самой компании, где работает сотрудник.
Что такое трудовая книжка, зачем она нужна и особенности оформления
- Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место проживания – вся информация заполняется на титульном листе и подкрепляется печатью).
- Данные о трудовой деятельности. В частности, прием на должность, а также перевод, увольнение и их причины. Каждая запись должна содержать наименование должности, предприятия и, обязательно, дату. Предоставленные сведения подтверждаются печатью организации и номером приказа.
- Награды и достижения (отдельно фиксирует факт получения награды за какое-либо достижение на занимаемой должности, подкрепляется датой и номером приказа).
Еще одним нововведением станет возможность заключения электронного трудового договора с помощью портала www.gosuslugi.ru, с удаленными специалистами, при обоюдном согласии нанимателя и работника. Подписание подобного договора будет осуществляться посредством усиленной электронной подписи. Для получения бумажного экземпляра документа, потребуется обратиться в МФЦ.