Как правильно сшивать документы
Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.
Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.
Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2018 году
- Удалить из документов скобки и скрепки.
- Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
- Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
- Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
- Связать кончики нитей.
- На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).
- сделать на пачке документов отверстия с расстоянием друг от друга около 3 см, причем средний прокол должен находиться по центру.
- подготовить иглу с нитью длиной около 80 см.
- продеть нитку в центральное отверстие с тыльной стороны документа.
- ввести иглу в крайнее верхнее отверстие.
Как правильно сшить документы
В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.
Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).
Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я
3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.
Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.
Как правильно прошивать и заверять документы
Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.
В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.
Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы
Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.
Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.
Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство
- Заранее подготовить все инструменты, которые пригодятся во время сшивания бумаг.
- Сложить все документы в соответствии с их датами и номерами, правильной стороной и в нужном порядке.
- Перед сшиванием следует убедиться, что на листах отсутствуют скрепки и скобы, а если таковые где-нибудь прикреплены, то необходимо их удалить. Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.
- Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными. Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.
- Подготовить нить длиной не менее 70 см.
Наиболее часто встречающиеся на практике бумаги, требующие сшивания – это документы, которые готовятся для подачи в налоговую для регистрации юрлиц, ИП, либо изменений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Для того, чтобы они были приняты и не было отказа в регистрации, описанным выше способом необходимо заверить следующие бумаги.
Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу
К сожалению, четких инструкций и нормативных актов (тех самых «правил») по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Прошиваются документы дважды, для прочности, а остаток нити выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и обрезается, но около 6 см свободного конца должно остаться. После этого нити связываются узлом так, чтобы на них можно было наклеить кусок бумаги с печатью (см. фото/видео выше)
Как правильно сшивать бухгалтерские документы
Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.
После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.