Как вести учет расходов на ГСМ
В заполнении путевого листа принимает участие сразу несколько лиц. Это и водитель, и механик, и диспетчер-нарядчик. Должны быть заполнены все графы, в том числе, и те, которые кажутся малозначимыми. Обязательно нужно заполнять раздел «Задание водителю» — в нем должно быть указано по заданию какого подразделения выезжает автомобиль и по какому адресу. Обязательно должно фиксироваться количество пройденных километров – механик обязан снять показания спидометра до поездки и по завершению ее. А у бухгалтера, пожалуй, самая трудная задача — необходимо добиться правильного заполнения путевого листа от всех участников процесса.
Путевые листы должны оформляться со всей тщательностью и вниманием. Неграмотно или не полностью заполненный путевый лист может быть признан в ходе проверки налоговой недействительным. Тогда вы не только не сможете списать потраченный бензин, но и можете попасть под штрафные санкции. Путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале Учета путевых листов, оформленном в соответствии с унифицированной формой №8.
Учет расходования горюче-смазочных материалов (ГСМ)
Пример 3. На предприятии выявлено хищение ГСМ на общую сумму 23 200 руб. Руководство предприятия обратилось в правоохранительные органы, виновник хищения найден, суд обязал его возместить ущерб. В учете произведены записи:
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т сч. 10 «Материалы», субсч. «Топливо»,
23 200 руб.
выявлена недостача ГСМ;
Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
23 200 руб.
убытки от кражи ГСМ отнесены на виновное лицо.
Естественная убыль нефтепродукта определяется умножением соответствующей нормы на массу принятого нефтепродукта в тоннах и зависит от: климатической зоны (Распределение территории по климатическим зонам для применения норм естественной убыли нефтепродуктов приведено в Приложении N 3 к Нормам естественной убыли нефтепродуктов при хранении); времени года (осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта) или весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября) периодов); группы нефтепродуктов (разделение на группы исходя из физико-химических свойств приведено в Приложениях N N 1 и 2 к Нормам естественной убыли нефтепродуктов при хранении); продолжительности хранения (первый месяц хранения, свыше одного месяца); типа резервуаров, в которых хранятся нефтепродукты (наземные стальные, наземные стальные с понтоном, заглубленные), и их вместимости (пример 6).
Учет топлива в 1с Бухгалтерия 8
Обратите внимание, что учет топлива в 1с организуется на субсчете 03 счета 10. Субсчет так и называется «Топливо». Данный счет можно установить вручную в документе авансовый отчет. Однако, если горюче-смазочные материалы поступают на ваше предприятие ежемесячно, лучше создать отдельную папку для топлива. Как это сделать я рассказывала в этой статье.
Для отражения данной операции в 1С заполним документ авансовый отчет. На его первой закладке отразим сумму, которая была выдана водителю в подотчет. Приобретенный бензин нужно занести на закладке «Товары». Здесь же отражаем документы на бензин, которые были выданы водителю при покупке: чек и счет-фактуру.
Как вести учет гсм
Учет ГСМ ведется в соответствии с учетной политикой компанией. Первичными документами, подтверждающими факт расхода ГСМ при использовании транспорта, являются путевые листы. Приказом необходимо утвердить нормы расхода ГСМ применительно к компании и к используемой технике.
Нормы расходов на содержание автотранспорта не вошедшие в вышеприведенное ПП РК определяются в рамках проведения комплекса мероприятий, технических воздействий (диагностирование, техническое обслуживание, ремонт), в соответствии с технической эксплуатации автотранспортных средств.
Учет ГСМ в 1С: Бухгалтерии предприятия 8
Сначала рассмотрим приобретение ГСМ сотрудником за наличный расчет. В этом случае первой операцией является выдача денежных средств в подотчет. Для этого используется документ «Расходно-кассовый ордер», который находится на вкладке «Касса» в 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 2.0.
Большинство бухгалтеров в своей работе сталкиваются с необходимостью учитывать ГСМ, и, как и многие другие, этот раздел учета также вызывает множество вопросов. В этой статье рассмотрены два варианта учета горюче-смазочных материалов в 1С: Бухгалтерии предприятия 8: приобретение через подотчетное лицо и по топливным картам.
Правила ведения бухгалтерского учета ГСМ по топливным картам
- Налог оплачивается теми лицами, которые реально пользуются автомобилем.
- Если машина стоит в гараже и на ней не ездят, и, соответственно, не заправляют, то налог платить не нужно.
- Упрощение учета налоговых органов. Вести учет ограниченного количества заправочных пунктов легче, чем многомиллионную толпу автовладельцев.
- Автомобильным владельцам не нужно подавать декларации, следить за сроками их подачи, все эти вопросы ложатся на плечи автомобильных заправок.
- топливная карта приобретена по представленному и оплаченному счету-фактуре;
- при помощи топливной карты совершаются торговые операции, стоимость которых облагается налогом на добавочную стоимость;
- после выполнения требований двух предыдущих пунктов карта принята бухгалтерией на учет.
Учет расходов на ГСМ
Организация может при их разработке исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, сложившейся статистики, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению, и др. Можно учитывать при их разработке простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются, как правило, техническими службами самой организации. Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации.
Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) в состав норм не включается и устанавливается отдельно.
Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2017-2018 годах
Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.
1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Практические советы по — учету и — списанию ГСМ
При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).
Налоговики традиционно считают, что при списании ГСМ в расходы организации должны придерживаться лимитов, утвержденных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Об этом неоднократно напоминали специалисты Минфина России (см., например, письма от 03.09.10 № 03-03-06/2/57 и от 17.11.11 № 03-11-11/288). Если организация использует машину, для которой норматив не утвержден, необходимо разработать и обосновать свой лимит (письмо Минфина России от 10.06.11 № 03-03-06/4/67). В любом случае списать в затраты ГСМ сверх лимита нельзя, уверены чиновники.
Учет ГСМ в 1С Бухгалтерии 8
Как видим, кроме бухгалтерской проводки сформировались еще движения по двум регистрам. При ручном вводе проводки списания мы спишем только ГСМ с 10.03 счета — Топливо, а другие регистры не затронем. В дальнейшем это может привести к ошибкам в учете и неправильному формированию отчетности.
Часто бухгалтеры допускают ошибку, списывая в 1С 8.3 ГСМ операцией, введенной вручную. Это не совсем правильно. Расскажу, почему. Дело в том, что при ручном вводе проводок затрагиваются только бухгалтерские счета из плана счетов («Регистры бухгалтерии»). А на самом деле этого зачастую недостаточно, так как при оприходовании ГСМ могут участвовать и другие регистры учета.