Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности
При этом компании важно объективно представлять, на какие объемы задолженности к получению можно рассчитывать и в какой срок, а также каковы действительные объемы кредиторки предприятия перед контрагентами. Иными словами, требуется корректно провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.
Кроме того, инвентаризация по решению руководителя может быть проведена и в иных случаях. Таким случаем, к примеру, может стать подготовка отчетности для потенциального инвестора либо совета директоров, на котором будут решаться стратегические вопросы развития фирмы.
Порядок инвентаризации дебиторской кредиторской задолженности в РФ в 2018 году
Крайне важно соблюдать правила инвентаризации с формированием сопровождающей документации с целью недопущения привлечения компании к материальной ответственности из-за предоставления различных недостоверных сведений относительно предпринимательской деятельности компании.
К примеру, с целью предоставления отчетности для стратегически важного для компании инвестора либо же кредитора, оформления с ним различных корпоративных отношений на базе доверия с демонстрацией высокого уровня репутации в области осуществления платежей фирмы.
Особенности инвентаризации кредиторской задолженности
В ходе проведения инвентаризации важно обоснованно распределять суммы в счет дебиторской и кредиторской задолженности. Неправильное отражение сумм может служить основанием к привлечению к административной ответственности с начислением штрафов на основании ст 120 НК согласно процедуре, установленной ст.15.11 КоАП РФ.
Инвентаризация заключается в мониторинге расчетов по сделкам с кредиторами. Сравниваются величины на разных счетах согласно правил бухгалтерского учета. Оцениваются значения показателей и сравниваются. В частности, основой эффективности работы организации является приемлемый коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженностей. Ведется учет просроченных платежей, выявляются причины их возникновения.
Как проходит инвентаризация дебиторской задолженности в 2018? Пример
Денежные обязательства юридических или физических лиц перед предприятием относятся к дебиторской задолженности. Суммы возникают в связи с отсрочками оплаты по условиям договоров или пропуском дебиторами срока платежа. Для подтверждения данных учета о наличии задолженности, ее категории, дат погашения проводится инвентаризация. Порядок, документооборот, сроки ревизии утверждаются приказом в учетной политике. В данной статье мы разберем как проходит инвентаризация дебиторской задолженности в организациях, какие сроки и порядок проведения, какие счета бухгалтерского учета проходят проверку и какие документы необходимо оформить после инвентаризации.
Принятие своевременных мер позволяет определить задолженность как истребованную, что позволяет списать ее через 3 года после наступления просрочки. В отношении долгов работников комиссия устанавливает все случаи просрочки и выносит предложения по ее погашению.
Типичные ошибки при проведении процедуры инвентаризации
- Не утверждены порядок проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии и сроки проведения инвентаризации. Приказ нужно составить по форме. Его можно дополнить необходимыми реквизитами.
- Не получены расписки от материально ответственных лиц о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. До начала инвентаризации материально ответственные лица дают расписки в инвентаризационных описях. Имущество, которое поступит или будет отпущено во время инвентаризации, заносится в отдельные описи.
- Открыт доступ посторонних лиц к помещениям, в которых проводится инвентаризация. По инструкции перед уходом комиссия опечатывает помещения, где хранятся материальные ценности. В обеденный перерыв, ночное время требуется хранить описи в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В приказе о назначении инвентаризации нужно указать ответственных лиц, в сейфе у которых будут храниться инвентаризационные описи (кассир, главный бухгалтер или руководитель)
- Отсутствуют некоторые из членов комиссии (болезнь, отпуск, командировка). На время отсутствия одного из членов комиссии инвентаризация приостанавливается. Либо его можно заменить другим сотрудником, зафиксировав это в приказе руководителя. Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии будет являться основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
- Включаются в состав инвентаризационной комиссии материально-ответственные лица (по факту инвентаризируют сами себя).
- Не проводится инвентаризация дебиторской задолженности. Для обоснования списания безнадежных долгов организация должна проводить инвентаризацию дебиторской задолженности. Результаты инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами отражаются в акте.
- Несвоевременно отражены результаты инвентаризации. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация завершена. Если инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты отражаются в бухгалтерской отчетности за год.
- Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре. Инвентаризационные описи составляются не менее чем в двух экземплярах. По имуществу, которое находится на ответственном хранении, в аренде, составляются отдельные описи. Их лучше составить в трех экземплярах, чтобы передать один из них собственнику имущества. Форму такой описи можно утвердить самостоятельно.
- В описи есть ошибки и исправления, которые не подписаны и не заверены членами комиссии. Чтобы внести исправления, нужно во всех экземплярах описей зачеркнуть неправильную запись и поставить над ней правильные данные. Исправления заверяются подписями всех членов комиссии и лиц, ответственных за сохранность имущества, по которому делаются исправления.
- В описи не подведены итоги по каждой странице, есть незаполненные строки. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и их общий итог в натуральных показателях. Незаполненные строки прочеркивают.
- На последней странице описи отсутствует подпись материально ответственного лица об отсутствии претензий к комиссии и приеме имущества на ответственное хранение. В конце описи должна быть расписка материально ответственного лица в том, что проверка проводилась в его присутствии, у него нет претензий к комиссии, и он принял на хранение имущество, указанное в описи.
- При документальной проверке контролеры могут обнаружить, что документы, которыми оформляется инвентаризация (инвентаризационные описи, ведомости учета результатов инвентаризации, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий), подписаны лицами, которые не упоминаются в соответствующих приказах. Как правило, данная ситуация возникает при увольнении члена комиссии и принятии на его должность нового сотрудника. Так как состав комиссии утверждается персонально, подписание документов такими лицами влечет за собой признание результатов инвентаризации недействительными.
- Отдельные члены рабочих инвентаризационных комиссий не контролируют при инвентаризации наличие ценностей, необоснованно доверяют перемеривание, взвешивание их самим материально ответственным лицам и записывают данные с их слов. Иногда заведующие складов убеждают неопытных членов комиссии, чтобы вместо денег, которые они обещают сдать в кассу как выручка, комиссия включила в описание различные материальные ценности. В связи с этим инвентаризационные комиссии обязаны проверять сущность и вероятность отчетов материально ответственного лица, сопоставлять их данные с журналами учета выданных поручений, осуществлять оперативные сверки с местными поставщиками для контроля своевременности и правильности оприходования материальных ценностей, поступающих на предприятие к проведению инвентаризации.
- Нередко комиссия при инвентаризации ограничивается только подсчетом количества мест тары, заполненной материалами. В свою очередь, это используется материально ответственными лицами для того, чтобы вместе с заполненной ценностями тарой подсчитать и пустую (бочки, ящики и т.п.), которая учитывается комиссией при инвентаризации как заполненная. С целью недопущения сокрытия недостач и хищений необходимо, чтобы комиссия при перечислении таких ценностей делала перестановку тары с одного места на другое и осуществляла проверку ее содержимого. Это усилит контроль со стороны инвентаризационных комиссий и не даст возможности материально ответственным лицам скрывать возможные недостатки.
Внутренний контроль в учреждениях должен осуществляться в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете посредством проведения как ежегодных плановых инвентаризаций имущества и обязательств, так и внеплановых выборочных контрольных мероприятий в целях проверки обоснованности и эффективности принятых руководством управленческих решений, выявления отклонений, ошибок, нарушений в учете и своевременного их устранения. К сожалению, руководители учреждений, как и их финансовые службы, не всегда относятся к проведению инвентаризаций добросовестно.
Особенности инвентаризации задолженностей
Добровольная. Назначается по инициативе руководства, в соответствии с целесообразностью и характером работы организации. Может быть как сплошной, так и выборочной. Например, если процесс производства сопровождается активной закупкой ТМЦ, продажей готовой продукции, полуфабрикатов, то существует необходимость более часто проводить инвентаризацию задолженностей по расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, чем это предусмотрено законом. В таком случае целесообразно назначить инвентаризацию раз в квартал, перед сдачей текущей отчетности, и закрепить этот порядок во внутренних нормативных документах.
Счета 70, 71, 73. Начисления и выплаты по расчетам с персоналом, по компенсациям, подотчетным суммам, причины возникновения и объемы дебиторской задолженности. Она может, например, свидетельствовать о нарушениях при расчетах с уволенными работниками, подотчетными лицами.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности
- первичными учетными документами, на основании которых числится дебиторская и кредиторская задолженность (товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг, авансовые отчеты, платежные документы, бухгалтерские справки и т.д.),
- приказами руководителя (на выплату компенсации за использование личного имущества, о привлечении работника к материальной ответственности и т.д.),
- договорами (с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, кредитные договоры с банками, договоры займа с другими организациями, договоры займа с работниками и т.д.).
- начало исчисления срока исковой давности (может не совпадать с датой возникновения задолженности, устанавливается по условиям договора);
- сведения о прерывании срока исковой давности (дата, основание);
- сведения об истечении срока исковой давности (с учетом прерываний);
- основания для признания задолженности нереальной ко взысканию.
Дебиторская и кредиторская задолженность: проводим инвентаризацию
- Осмотр соглашений, заключённых с финансовыми учреждениями, платёжных документов, банковские выписки о состоянии счёта, справки об исчислении процентных отчислений на основную сумму займа на их наличие в полном объёме.
- Проверка верности исчисления процентных отчислений.
- Отсеивание нецелевого использования кредитных средств.
- Проверка своевременности отражения в бухучёте взятых займов и исчисленных по нему процентов.
С принятием Федерального Закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» предприятиям предоставлено право самим подготавливать внутренние учётные документы. Их список и формы приводятся в учётной политике и утверждаются руководителем предприятия. Для протоколирования итогов инвентаризации можно использовать унифицированные бланки или разработать новые, взяв их за основу. В Постановлении Госкомстата России № 88 от 18.08.1998 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации» установлены ниженазванные документы:
Нарушения при проведении инвентаризации
При проведении инвентаризации комиссией могут быть допущены ошибки или неточности, которые приведут к искажению информации в целом и негативным последствиям для предприятия в целом. Например, если инвентаризация была плановой и осуществлялась по завершении налогового периода, то неточности, выявленные после проведения проверки, могут привести к искажению налогооблагаемой базы. О том, какие нарушения при проведении инвентаризации встречаются, мы расскажем сегодня.
Следовательно, чтобы в дальнейшем не возникало разногласий, необходимо придерживаться правил и норм, утвержденных законодательством и внутренними документами предприятия. Несмотря на то что судебная практика не рассматривает отсутствие инвентаризационных описей как грубое нарушение налогового законодательства, все же при их отсутствии неприятности с представителями служб могут возникнуть.
Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами
Без исполнения данного предписания инвентаризация задолженности, равно как и иных показателей, не будет считаться состоявшейся. Указанный орган является постоянным и действует до истечения срока его назначения или же вплоть до образования комиссии в новом составе.
В любом случае основной целью сверки взаимоотношений с кредиторами и дебиторами являются проверка и подтверждение сумм задолженности, отраженных на соответствующих счетах бухучета. Также в сферу аудита входит оценка безнадежной или сомнительной к взысканию задолженности, в том числе и с истекшим сроком исковой давности.