Заполнение личной карточки

Заполнение карточки Т2 (образец)

Заполнение данного раздела начинается с указания семейного положения работника на момент трудоустройства. Следует избегать слов и фразеологизмов «замужем», «в гражданском браке», «сожительствует» и прочее: строка заполняется формулировкой, определенной общероссийским классификатором с указанием кода ОКИН.
При изменении семейного положения поправки вносятся на основании свидетельства ЗАГС, с указанием реквизитов документа.

Личная карточка заполняется на каждого работника, включая совместителей, в одном экземпляре. Карточка Т2 обязательна для заполнения в организациях, однако для работников, занятых у индивидуального предпринимателя, этот документ может вестись только по желанию работодателя. Другим исключением являются государственные служащие, для них установлена документация иной формы.

Личная карточка работника — заполняем правильно

Вопрос о том, в каком виде — бумажном или электронном — вести карточку, также встает перед работодателями, однако Указания не дают на него ответа. Считаем, что заполнение личной карточки в бумажном виде неизбежно, так как с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под подпись.

— «Дата составления» — указывается дата заполнения личной карточки, которая может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки и оформить ее не позднее недельного срока с момента трудоустройства (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

Личная карточка работника по форме Т-2

• 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
• карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
• для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
• оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора’, «им. академика» и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Заполнение личной карточки форма Т-2

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:

• ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
• ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
• ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
• ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.

Обязательно ли кодировать информацию в личной карточке?

Заполнение личной карточки

Этот раздел заполняется по усмотрению руководителя. Сюда можно включить информацию, которую не отразили в других отделах. Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр. сведения.

— гражданин Российской Федерации — 1;
— гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (если гражданство двойное, рядом в скобках указываем, какого государства это гражданство);
— иностранный гражданин (указывается какого государства) — 3;
— лицо без гражданства — 4.

Личная карточка работника Т-2

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуска ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение, а храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Заполняем личную карточку работника

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по сведениям отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.

Как заполнить личную карточку работника: пример заполнения формы Т-2

В ней фиксируются доступные данные о работнике, его дипломе, стаже и пр. Карточка составляется один раз и хранится затем на протяжении всего срока пребывания человека в компании. Кадровик фиксирует в ней изменения, касающиеся человека: отпуск, больничный, повышение и т.д.

Табельный номер присваивается в день поступления на службу и остается неизменным. Графа «алфавит» заполняется с целью систематизировать карточки в общем каталоге. В характере отмечается, на определенный период времени она или постоянная. В типе фиксируется, основная она или по совмещению.

Заполнение личной карточки

1. При внесении записи о названии учебного заведения разрешается сокращения слов, не искажаю­щие смысл.
2. Пункт 7. Профессия. Указывается полностью в соответствии со штатным расписанием и прика­зом по организации.
3. Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке.
4. Пункт 9. Состояние в браке. Записывается в соответствии с ОКИН. В составе семьи указыва­ются только члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная се­стра)
5. Паспортные данные. Пункт 11. Указываются в строгом соответствии с паспортом.

1. Название предприятия указывается полностью (берем свидетельство о регистрации и переписы­ваем полное наименование).
2. Табельный номер работника. Включает в себя не больше 6 цифр.
3. ИНН и номер страхового полиса.
4. В графе «Алфавит» указывается первая буква Фамилии сотрудника.
5. В графе «Характер работы» указывается постоянно или временно.
6. Вид работы (основная или по совместительству) пишутся полностью.
7. Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
8. Ф.И.О. пишутся полностью, желательно печатными буквами, разборчиво.
9. Дата рождения пишется на основании паспорта, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: «06 мая 1982 г.». Код указывается следующим образом: «06.05.1982».
10. Место рождения учитываем следующее: районы и области пишутся в родительном падеже, сокращенно и без запятых (например, город — гор., деревня — дер., край — кр.).
11. Гражданство. Пишется полностью. А в случае отсутствия обозначается кодом 4 (ино­странное гражданство кодом 3, двойное – 2).
12. Знание иностранного языка. Указывается «владею свободно», «читаю и могу объяс­ниться», «читаю и перевожу со словарем». Запомните: в этой графе указывается два кода, первый — код языка, второй — степень его знания.
13. Образование кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296. При заполне­нии этой графы обратитесь, пожалуйста, к нему. Дабы избежать неточностей в дальнейшем.