В каких случаях можно использовать факсимиле
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
- письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
- почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
- копии различных официальных бумаг;
- квитанция по аккредитиву;
- кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
- документы по учету сырья и материалов;
- ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
- ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
- акт приемки или передачи работ и услуг;
- удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
- наградные удостоверения;
- различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
- свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
- полисы обязательного медицинского страхования.
Факсимиле вместо подписи: применять или избегать
Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия 7 . Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них 8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.
Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности) 13 . Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету 14 .
Факсимиле законность использования
В трудовых правоотношениях применение факсимиле не предусмотрено законом. Ссылка на статью 160 Гражданского кодекса в данном случае применяться вообще не может. Трудовые отношения регулируются нормами не гражданского, а трудового законодательства *(17). В связи с этим говорить о правомерности подписания трудового договора и иных документов с работником с помощью клише вообще нельзя. Сам факт допуска к работе хотя и свидетельствует о наличии трудового договора*(18), но не снимает проблемы для работника при оспаривании им условий договора (рабочее место, величина и порядок оплаты, премирования, рабочее время).
Спорные вопросы о возможности применения факсимиле в иных сферах не вызывают пристального внимания государственных чиновников, однако для судов данные вопросы остаются актуальными. Наличие клише в руках недобросовестных контрагентов, собственных сотрудников предприятия может привести к злоупотреблениям, рейдерским захватам, причинению материального ущерба. В этих случаях суды рассматривают факты применения факсимильной подписи с учетом специальных норм, наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи, сложившихся обычаев во взаимоотношениях между сторонами, добросовестности контрагентов.
Изготовление и использование факсимиле подписи в 2017 году
Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.
Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.
Законны ли документы с подписью факсимиле
Финальную, как представляется, точку в вопросе использования факсимиле подписей при оформлении счетов-фактур поставил Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, который в своем Определении от 13 февраля 2009 года № ВАС-16068/08 указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении требований, установленных статьей 169 Налогового кодекса. Примечательно, что право на использование факсимильной подписи для оформления счета-фактуры Высший Арбитражный Суд РФ, по аналогии с гражданским законодательством, обусловливает наличием соответствующего соглашения сторон.
При условии соблюдения требования о собственноручном подписании договора, в котором содержится положение, предусматривающее возможность использования факсимиле в дальнейшем, факсимильно воспроизведенные подписи представителей сторон будут приравниваться к подписям собственноручным. Представляется, что, исходя из смысла части 2 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ, документы, подписанные с помощью факсимильного воспроизведения оригинальной подписи, могут рассматриваться в качестве надлежащих письменных доказательств в арбитражном суде также только при соблюдении условия о подписании соглашения об использовании факсимильной подписи непосредственно уполномоченными представителями сторон без использования факсимильного штампа.
Что важно знать при использовании факсимиле
В трудовом законодательстве отсутствует понятие факсимиле и порядок его применения в сфере трудовых отношений. В то же время Трудовой кодекс РФ прямо не запрещает использовать факсимиле при заключении трудовых договоров. Правда, в данном случае нерешенным остается вопрос о передаче полномочий на использование факсимиле доверенному лицу: ТК РФ не содержит указаний о передаче права заверять трудовые документы от имени руководителя. Помимо этого, использование факсимиле при заключении трудового договора ставит под сомнение волеизъявление работодателя: действительно ли он согласен принять каждого нового работника на условиях, указанных в договоре?
На сегодняшний день сложилась практика, когда организации ограничиваются проставлением факсимиле исключительно на документах внутреннего характера. Это могут быть поздравительные, приветственные письма и телеграммы, копии уже (собственноручно) подписанных документов, внутренние положения организации и другие документы, изданные по прямому указанию руководителя.
Законна ли факсимильная подпись на документах
«Пунктом 6 статьи 169 Кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.
Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)
Законность и варианты использования факсимиле
Перед использованием факсимиле на документах следует тщательно ознакомиться со всеми нюансами гражданского законодательства и в спорных вопросах пользоваться только живой подписью. Так как документы с факсимиле не могут быть доказательством проведения сделки в суде.
Для изготовления не нужно никакой регистрации в органах милиции, ни разрешения. Современные технологии позволяют чернилам не растекаться и делать линии четкими, что дает максимально приближенную схожесть с оригинальной подписью. Чернила нужного цвета хорошо держатся и не размазываются. Линии на штампе абсолютно идентичны оригинальной подписи, что практически гарантирует невозможность подделать печать.
Факсимиле юридическая сила и законность факсимильных документов
Использование факсимиле закон разрешает при определенных условиях. Гражданский кодекс РФ гласит, что ставить факсимиле можно в случаях, предусмотренных законом, другими правовыми актами (в том числе внутри самой компании), а также включать пункт про подпись-клише в деловое соглашение между партнерами.
Законность факсимиле также прописывается в специальных инструкциях и положениях МВД и Верховного суда России, регламентах органов госвласти и местного самоуправления и т.д. Любая организация может составить собственное положение, где будет прописано, имеет ли факсимиле юридическую силу, издать приказ или вписать отдельным пунктом в договоре с контрагентом. В правовых актах обязательно нужно указать конкретные документы, где разрешается и запрещается факсимиле руководителя.
Что можно, а — что нельзя подписывать факсимиле
Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.
В то же время имеется обширная судебная практика более поздних периодов, которая опровергает мнение контролирующих органов. Суды указывают на то, что налоговое и бухгалтерское законодательство не устанавливает допустимые способы подписания документов и не содержит запрета на совершение подписи путем проставления штампа-факсимил е Постановления ФАС МО от 16.02.2010 № КА-А41/338-10; ФАС ДВО от 14.10.2009 № Ф03-5231/2009; ФАС ВСО от 13.10.2009 № А33-16226/08; ФАС ПО от 26.03.2009 № А55-6067/2008; ФАС СКО от 12.10.2009 № А32-12030/2007-19/302; ФАС УО от 09.12.2008 № Ф09-9114/08-С2; ФАС СЗО от 30.08.2007 № А42-4217/2006 .