Журнал учета трудовых книжек (образец)
В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
- собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.
Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения
Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения в готовом виде вы можете на нашем сайте. Однако кадровому работнику более важно знать, как корректно его заполнить самостоятельно, ведь необходимость в этом постоянна, поскольку у любого, даже небольшого по масштабам, работодателя процесс движения трудовых ресурсов непрерывен.
Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.
Трудовая книга
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
Книга учета движения трудовых книжек
Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.
- Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
- Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
- В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
- Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.
Журнал учета трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек ведется по форме, утвержденной постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Допускается изготовить журнал учета трудовых книжек своими силами (то есть распечатать листы и переплести их) или приобрести готовый, напечатанный в типографии, в специализированном магазине. Вопрос, как организовать и вести учет трудовых книжек, работодатель вправе решить самостоятельно, руководствуясь собственными возможностями. Главное, необходимо помнить, что журнал учета трудовых книжек (бланк) должен соответствовать форме, утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Также нужно соблюдать установленные действующим законодательством требования к его заполнению.
При заполнении книги стоит придерживаться определенных правил. Все страницы книги учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также закреплены сургучной печатью (в случае ее наличия) или опломбированы.
Журнал учета трудовых книжек
- В верхнем поле нужно вписать полное официальное название организации, без сокращений. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Елизария» или Индивидуальный предприниматель Светлов Владимир Игоревич.
- Номер тома (если до этого журнала были 5 аналогичных, соответственно, это 6 том).
- Даты начала и окончания ведения.
- Общее количество внесенных записей.
- Срок хранения – он составляет 75 лет. Соответствующая дата вписывается в поле: например, до 1 сентября 2092 года.
- Каждый лист пронумерован. Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
- Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
- Листья скрепляются сургучом или пломбой, поэтому концы шнура после прошнуровки лучше оставить достаточно длинными, чтобы сделать пломбу (подробнее об этом – в следующем разделе).
Книга учета движения трудовых книжек
Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.
Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.
Вы здесь
Он должен быть пронумерован, прошнурован, и скреплен подписью руководителя с указанием его должности и личных данных. Книга учета должна быть скреплена индикаторной пломбой, которая имеет уникальный номер. Он вносится в соответствующую графу, предусмотренную в конце журнала.
У каждого работника на предприятии, принятого по основному месту работы, должна существовать трудовая книжка, которая считается бланком строгой отчетности. Поэтому независимо от того выдала ли организация ее самостоятельно, либо сотрудник передал во время устройства на работу, трудовая должна быть отражена в специальном регистре, который называется книга учета движения трудовых книжек.
Как правильно подписывать книгу учета движения трудовых книжек
Для всех компаний, где ведутся книги учёта, предусмотрена специальная форма заполнения. В ней ведётся регистрация, когда была создана или получена трудовая книжка. В обязанности работодателя входит регистрирование трудовых книжек. Принимаются в учёт все книжки и уже наёмных работников и тех, кто только начинает трудоустраиваться. В журнале записываются трудовые книжки, которые поступили, а также их последующее перемещение.
- Краткое ознакомление с правовыми нормами.
- Составление приказа о назначении ответственного со следующим заполнением:
- Фамилия, имя и отчество того, кто назначает ответственного.
- Какие следует соблюдать обязанности к журналу.
- Данные назначенного сотрудника на определённую должность.
- В журнале делается регистрация о приказе.
- Работник должен ознакомиться с приказом.
- Составления акта о передаче учёта ведения трудовых книжек от сдавшего обязанности к принявшему обязанности.
Книга учета трудовых книжек
Графа 9: отражает информацию о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или прокола собрания, которые являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.
Графы 2, 3 и 4: содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.