Нумерация и прошивка документов

Прошнуровать, прошить документы

Я прошиваю документы так. Сшиваю комплект степлером по левой стороне. Прокалываю дыроколом одно отверстие (вставляю в дырокол пачку листов так, чтобы листы попали только под один штырь дырокола в нужном месте) в левом верхнем углу документа. Беру хлопчатобумажную нитку, складываю ее в 10 раз — получаю шнурок. Шнурок продеваю в полученное отверстие два раза так, чтобы концы шнурка оказались с лицевой стороны документа. Завязываю. Наклеиваю на лицевую сторону документа (так, чтобы накрыть концы шнурка) полоску бумаги с надписью:

В продаже имеются голографические наклейки для прошивания, которые приклеиваются к бумаге и оставляют следы при попытке их отклеить. Это не обязательно, но я люблю клеить такие наклейки так, чтобы ее часть заходила на полоску с надписью ‘прошнуровано, пронумеровано’, а часть оказалась на основном листе.

Прошивка документов и нумерация листов

Продырявить и сложить документы в папку нужно так, чтобы они в прошитом состоянии листались и читались. Если все-таки пришлось улаживать заводскую документацию на оборудование в виде брошюрок, то лучше не раскрепляя и не переворачивая, прошить на переплете как есть. Как складывать большие листы чертежей можете глянуть в ГОСТ 2.501-88.

Интеллектуальная работа. Нужно запастись капроновой нитью белой или черной и огромной цыганской иглой (чем больше, тем лучше) или изготовить из большой скрепки. Сверху и снизу листов в папке лучше подложить картонную бумагу или прозрачный пластиковый лист (такие можно взять с сброшюрованных проектов) чтобы не рвались листы в местах примыкания нити. Сшивается в отверстиях листов сквозняком так, чтобы у нити был запас для переворачивания листов в папке по арочным скобам (иногда наоборот такое запрещают), выводится на последний лист (можно сзади или на верхнюю страницу последнего листа), на концы нитей сверху клеится специальная бумажка с напечатанным текстом, на ней делается подпись, дата и ставится печать. Рабочие чертежи подшиваются по разному. Последний раз по совету умного ЦУПовца я прошивал как швея все отверстия чертежей, предварительно их разброшюровав, вытащив пластиковые зубатые штуки (незнаю как называются).

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Как правильно сшивать документы

1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Как правильно сшить документы

Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

Инструкция прошивки документов от А до Я

• нумеруются не страницы, а листы;
• при нумерации опись не учитывается;
• номера размещаются в правом верхнем углу, не заходя на содержимое листа;
• письма нумеруются так: сначала учитывается конверт, затем все имеющиеся в нем листы;
• применяются арабские цифры;
• счет идет по возрастающей;
• при наличии двух и более томов одного документа, каждый нумеруется независимо от остальных. Если приложения оформлены отдельной пачкой документов, то и листы внутри них учитываются отдельно от основного документа;
• при учете листов, имеющих свою нумерацию, их все равно нумеруют как все прочие;
• карты, склеенные из двух и более листов, учитываются как единый лист, но в примечании делается пометка о численности этих листов;
• диаграммы, чертежи, фотографии и прочие подобные вложения нумеруются с обратной стороны в левом верхнем углу;
• фотографии, чеки, справки, прикрепленные к листу лишь с одной стороны, учитываются как самостоятельные документы;
• лист, на который наклеено более одного документа по всей их площади, учитывается как 1. Подробная информация о приклеенных документах (наименование, численность) отражается на обороте этого листа и в примечании;
• листы больших форматов подшиваются за одну сторону, номер пишется в правом верхнем углу на документе в развернутом виде.

• удаляем все лишние крепежи (скрепки, скобки);
• проверяем порядок расположения листов;
• формируем ровную стопку;
• шилом или иглой выполняем три отверстия, расположенные друг под другом: одно строго посередине листа; верхний и нижний проколы делаются в 3 см от центрального;
• документы сшиваются по левому краю в полутора сантиметрах от текста;
• берем нить для прошивки – около 70 см – и вставляем ее в иглу;
• с обратной стороны пачки в центральное отверстие вводим иглу;
• протягиваем нить (хвост должен быть достаточной длины: 10-15 см). Остаток нити не должен смещаться;
• пропускаем иглу в верхний прокол по титульной стороне;
• нить проходит по оборотной стороне, игла вводится в нижний прокол;
• с наружной стороны иглу опускаем в центральное отверстие;
• с оборота завязываем узел поближе к бумаге;
• оставляем концы по 6-8 см;
• приклеиваем заверительную наклейку (2 * 5 см) на узел и концы нити;
• делаем на наклейке заверительную надпись.

Как прошивать журнал учета

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Правила прошивки документов, подаваемых на регистрацию юридического лица

Сначала устав. Готовый устав прошивается и пронумеровывается, начиная со второго листа (титульный лист устава не нумеруется, но в последующей нумерации учитывается). На оборотной стороне устава (в месте сшивки) приклеивается пломбирующий листок, который содержит надпись (напечатанную или написанную от руки) «Прошито и пронумеровано Х (указываете количество) листов». Здесь же ставится подпись директора, приводится расшифровка подписи (ФИО) и, если речь идет о регистрации изменений, то и скрепляется печатью организации (поскольку при первичной регистрации печати фирмы еще нет).

При оформлении ксерокопии устава, прошивка осуществляется по тому же принципу, что и в случае с оригиналом. При этом делается ксерокопия всех листов устава, включая титульный, ксерокопия также прошивается, подклеивается пломбирующим листком, но без каких-либо записей на нем, без подписей и печатей.

Как правильно оформить сшив многостраничных документов: как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться? Чем это регламентируется

А федеральные органы исполнительной власти, представляя на государственную регистрацию в Минюст России изданные ими нормативные правовые акты, должны обеспечить, помимо сшивания документа и нумерации листов, проставление на обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта визы руководителя юридической службы федерального органа исполнительной власти (приказ Минюста России от 04.05.2007 № 88 в ред. от 26.05.2009 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»).

Вопросы обеспечения целостности подлинника многостраничного документа и его защиты от подмены, подлога, замены листов решаются организацией самостоятельно и закрепляются в инструкции по делопроизводству или в регламентах издания или работы с документами определенного вида. Рекомендуем, например, в регламенте издания организационных документов или регламенте договорной работы специально оговорить вопрос о способе и технике скрепления / сшивания многостраничных документов, с учетом их возможного последующего представления во «внешнюю» деловую среду или для нотариального удостоверения, а также для государственной регистрации.