Как подписать документ электронной подписью
На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело. Таким способом можно завизировать как простое письмо, так и договор на оказание услуг, а также бухгалтерскую или налоговую отчетность.
- Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
- Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и подписью. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
- Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
- Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной росписью.
Инструкции по ЭЦП
Любой пользователь ЭЦП имеет сгенерированные открытый и закрытый ключи. Они зарегистрированы и хранятся под надежной защитой Удостоверяющего центра. Все что вам остается — это установить на своём компьютере специализированное программное обеспечение, а именно:
В Microsoft Word 2007 путь к подписи изменился. Кнопка офиса — далее «Подготовить», далее «Добавить цифровую подпись», следующим шагом «Прописать цель подписания документа», далее «Выбрать подпись» — и наконец «подписать«. Сам факт подписания подтверждается соответствующей красной эмблемой в панели и надписью «Данный документ содержит цифровую подпись». А в самом тексте подписи вы не увидите.
Как подписать документы электронной подписью и можно ли это делать
Возможна ситуация, когда получатель документа сначала захочет ознакомиться с его содержимым, используя для этого тот же Acrobat (Reader), а только потом станет проверять подпись. Кстати, некоторые приложения от Adobe тоже позволяют подписывать файлы собственными штатными средствами.
Естественно, визуально ЭЦП может выглядеть как обычная подпись в виде графического объекта, вставленного в документ. На самом деле здесь работают алгоритмы асимметричного шифрования и криптографии. Сама же ЭЦП использует закрытый ключ и сертификат ключа, что и позволяет определить доверенное лицо и принадлежность подписи именно ему, целостность документа и подтверждение факта его подписания.
Как подписать файл с помощью ЭЦП КриптоПро
Если же производить дублирование на флешку при помощи КриптоПро, то понадобится вкладка «Сервис». Нужно нажать «Скопировать» и через обзор выбрать копируемый контейнер. Выбрав новое имя контейнера, в окне нужно будет выбрать флешку, на которую он будет размещен.
При возникновении данной ошибки, необходимо убедиться, что в подсоединен именно носитель с сертификатом, а сама флешка должна соответствовать сертификату. Возможным вариантом решения проблемы является удаление паролей к закрытым ключам. Операцию можно проделать, зайдя через «Сервис» и нажать «Удалить запомненные пароли», и произвести переустановку личного сертификата.
Как подписать документ электронной цифровой подписью
При этом в распоряжении получателя документа может и не быть дистрибутива «КриптоАРМ» или иного решения с открытым ключом для проверки электронной подписи в Word или PDF. В этом случае решение, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью (разделив или объединив ЭЦП и сам документ), может дать дополнительный инструмент проверки файла для получателя.
В следующем окне можно выставить различные реквизиты подписи (например, визу, комментарии, штамп времени), если это требуется. Здесь же можно поставить галочку напротив пункта «Сохранить подпись в отдельном файле». Если это сделать, то хэш ЭЦП будет сохранен отдельно от заверяемого документа (но последующая проверка ЭЦП потребует одновременного наличия обоих файлов). Если нет — документ и ЭЦП, которая его заверяет, будут объединены в один файл.
Как установить ЭЦП на компьютер и подписать документ (Word, pdf)
Прежде чем рассматривать вопрос о том, как подписать ЭЦП документ Word, нужно разобраться, как установить на компьютер сертификат ЭЦП. Первое, что потребуется для инсталляции ЭЦП на компьютер, — это наличие уже установленной программы «КриптоПро». Зайдя через меню «Пуск» в панель управления, двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей иконке открываем «КриптоПро».
Далее появится окно: в нем необходимо выбрать вкладку «Сервис», в которой есть пункт «Посмотреть сертификаты в контейнере». Кликнув указателем мыши на данном пункте, можно открыть окно, содержащее строку имени ключевого контейнера и кнопку «Обзор». После нажатия этой кнопки появится окно «КриптоПро CSP». В нем должен быть указан список контейнеров пользователя, в котором нужно выбирать необходимый, нажать «OK» и вернуться в предыдущее окно, уже содержащее имя контейнера.
Как настроить Word
Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.
- в поле Предложенный подписывающий ввести имя подписывающего.
- в поле Должность предложенного подписывающего название должности подписывающего.
- поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего ввести адрес электронной почты подписывающего
- в поле Инструкции для подписывающего можно снабдить подписывающего какими-либо инструкциями. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
- для добавления комментариев установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
- для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
Единый Центр Электронно Цифровой Подписи
Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF, для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее см. рисунок:
Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.
Электронная подпись документов
Наша компания разработала сервис, позволяющий подписать любой документ электронной цифровой подписью. Для этого Вам надо перейти на страницу онлайн подписи ЭЦП, затем загрузить файл, который требуется подписать. У Вас должен уже быть установлен сертификат ЭЦП, выбрав который надо кликнуть кнопку «Подписать».
Для программ, работающих с файлами формата PDF, также разработано специальное программное обеспечение. Называется оно «Крипто-ПРО PDF» и представляет собой модуль, который взаимодействует с программами Adobe Reader и Adobe Acrobat. После его установки, вы можете подписать ЭЦП PDF файл в любой из выше перечисленных программ. Делается это так же легко, как и в Word Microsoft Office.