Утеря трудовой книжки работодателем

Работодатель потерял трудовую книжку работника

На основании пункта 7.2 Инструкции, если изготовителем дубликата для установления стажа работника запрашивались оригиналы документов у других работодателей, то после копирования их надлежит вернуть. Содействие работнику в получении документов для восстановления сведений о стаже является обязанностью, а не правом работодателя.

Основной негативный момент заключается в том, что для оформления дубликата работнику необходимо каким-то образом подтвердить свой стаж и периоды трудовой деятельности до момента трудоустройства к работодателю, который потерял трудовую книжку работника. Вопрос, что делать в этом случае, напрямую законодательством не урегулирован.

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

1. Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
2. Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
3. Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.

• Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
• Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
• Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.

Если потерял трудовую книжку, что делать? Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку

Что же делать, если утрата документа произошла по независящим от работодателя обстоятельствам, к примеру, во время природного катаклизма. В данной ситуации организация создает специальную комиссию для расследования факта утраты трудовой книжки. В ее состав должны войти непосредственный руководитель предприятия либо его законный представитель, а также работник одного из органов исполнительной власти. После того как расследование причин будет проведено, составляется акт, на основании которого выдается дубликат документа.

65 статья ТК РФ гласит о том, что во время приеме на работу новоиспеченный соискатель должен предоставить трудовую книжку. Этот документ содержит как биографические данные физического лица, так и информацию о предыдущих работодателях, период трудоустройства и причины увольнения. Довольно часто возникают ситуации, когда новый сотрудник не может предоставить трудовую книжку по причине ее утраты. Если потерял трудовую книжку, что делать?

Несет ли работодатель ответственность за утерю трудовой книжки работника

Подтверждением трудового опыта человека является его трудовая книжка. Большинство людей относятся к этому документу очень бережно, ведь восстанавливать трудовую книжку довольно хлопотно и трудоемко. Зачастую возникают такие ситуации, что при увольнении работника его трудовую книжку найти не могут. В этом случае наступает ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника.

Но бывают и другие ситуации. Иногда недобросовестные работодатели намеренно затягивают с выдачей трудовой книжки. Причины этого могут быть различны, но пострадавший человек имеет право подать в суд, требуя материальной компенсации. Согласно закону, правда на стороне работника. К тому же человек, чью трудовую книжку выдали не вовремя, может требовать возмещения морального вреда и затрат на сбор документов для получения дубликата.

Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать

Однако, несмотря на то что при утере трудкнижки в единичном экземпляре значительный объем обязанностей, связанных с оформлением дубликатов, возложен на работника, виновный работодатель не должен оставаться в стороне. В любом случае он обязан содействовать сотруднику в сборе документов для восстановления записей о стаже (подп. 7.2 п. 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

ВАЖНО! Чтобы обезопасить себя от неприятностей, связанных с возможной потерей трудовой книжки, советуем вам делать на каждом последнем месте работы ксерокопию ее страниц, заверенных работодателем. И тогда восстановить записи в трудовой можно будет без серьезных проблем.

Работодателем утеряна трудовая книжка

Если при утрате работодателем трудовой книжки работнику причинен моральный вред, ему выплачивается денежная компенсация. При споре факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом (ст. 237 ТК РФ). Причинение морального вреда доказывается работником. Согласно ст. 151 Гражданского кодекса РФ под моральным вредом понимаются нравственные или физические страдания, причиненные действиями, нарушающими личные неимущественные права гражданина либо посягающими на принадлежащие ему другие нематериальные блага.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Что делать, если утеряна трудовая книжка — порядок восстановления документа

• Ко всем предыдущим работодателям и получить письменные подтверждения стажа.
• В Государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели. Если фирмы были официально ликвидированы, то архив выдаст справки о том, когда и сколько работал заявитель в данных фирмах.
• В суд. На основании искового заявления суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.
• В Пенсионный фонд с запросом о своем стаже. Эти сведения предоставляются бесплатно в течение 10 дней после обращения заявителя.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Далее в обычном порядке вносятся записи о работе у работодателя, который оформляет дубликат.

Что делать, если утеряна трудовая книжка

• В верхней части указываются сведения об адресате (должность, ФИО руководителя, наименование фирмы) и заявителе (свои ФИО и должность).
• Посередине листа пишется наименование документа: «заявление».
• С новой строки излагается факт утери без объяснения причин происшествия и просьба о том, чтобы работодателем была оформлена новая трудовая книжка взамен утерянной. Если заявление пишется при поступлении на новую работу, важно сослаться на ч. 5 ст. 65 ТК РФ об обязанности нового работодателя выдать новый документ.
• В заключительной части ставится подпись заявителя с расшифровкой.

Если трудовая книжка утеряна работником и ему не удается найти прошлых работодателей, следует обратиться к их возможным правопреемникам, к примеру, если предприятие реорганизовано. При отсутствии таковых идти нужно в территориальный архив по юридическому адресу предыдущего работодателя. Если и здесь ничего не найдется, то для восстановления трудового стажа остается только обращение в суд с имеющимися доказательствами: документами, показаниями свидетелей (к примеру, бывших коллег).

Работодатель потерял трудовую книжку работника

Часто кадровики задают вопрос: что необходимо написать в книге движения трудовых книжек 36 в разделе, где указана утерянная трудовая книжка? Специалисты Роструда считают, что поскольку оформление дубликата связано с утратой трудовой книжки, в журнале необходимо написать «Утрачена» 37 (Пример 4).

Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника 1 . Речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки.