Как оформить журнал регистрации

Журнал регистрации входящих документов

• в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
• обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
• регистрация проводится в одном месте,
• допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Как оформить Журналы регистрации кадровых документов

Журналы регистрации других кадровых документов (приказов, трудовых договоров, заявлений работников, уведомлений и пр.) не имеют законодательно утвержденной формы. Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать форму журналов регистрации для каждого блока документов. Как это сделать грамотно? Во-первых, вспомним, что такое регистрация:

1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69,
2. «Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (прибывших в командировку)» утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н,
3. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля» утвержден Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141.

Журнал регистрации входящих документов

На предприятии со значительной штатной численностью работников ответственность за регистрацию документов несёт специальный отдел, а в организации, имеющей небольшой штат эта обязанность, распределяется на одного сотрудника — это может быть секретарь, референт или делопроизводитель. Если такой кадровой единицы нет, за которой закреплены данные обязанности, то руководитель вправе назначить ответственного, возлагая на него выполнение функций по ведению этого журнала.

Журнал необходимо прошить, опечатать и заверить руководителем организации. Такой вариант введения журнала регистрации будет целесообразен при малом количестве входящей корреспонденции, а также, если следует обеспечить дополнительной защитой данные ценных документов, поскольку они характеризуются долгим периодом хранения. Главный недостаток этого способа – неэффективность справочной работы, поскольку для поиска данных о необходимом документе придется внимательно изучить каждую страницу, что впоследствии занимает очень долгое время.

Реестр договоров

• порядковый номер и номер записи регистрации
• вид договора
• сумма (цена) договора
• стороны договора (наша организация и контрагент)
• дата заключения (подписания)
• срок действия (при наличии)
• наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
• статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
• ответственный сотрудник
• любые иные сведения (например, существенные условия)

Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

Журнал регистрации приказов (скачать)

Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале. Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения. Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании. Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации. К примеру, для приказов, которые составлены при отправлении сотрудников в отпуск, вначале может стоять буква «О», буква «В» может означать приказы, содержащие дисциплинарное взыскание, а сочетание букв «КМ» указывать на приказы по отправке работников в командировку.

Регистрация приказов и распоряжений руководства в едином журнале является удобным способом ведения перечня внутренней документации предприятия. Главная цель ведения данного журнала заключается в том, чтобы систематизировать информацию об издаваемых приказах, упростить контроль их исполнения и быстро найти нужный документ в случае надобности.

Как оформить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

То, что должно быть указано в поле «Назначение платежа» поручения, перечислено в Положении Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. В частности, там пишут наименование товара, номер и дату договора, товарных документов, а также может указываться другая необходимая информация, в том числе в соответствии с законодательством, включая налог на добавленную стоимость. Определенной формулировки при перечислении средств на увеличение капитала не установлено. В приходном ордере и квитанции к нему в строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Таким образом, платежку и приходник нужно заполнить так чтобы, было видно на что именно перечисляются деньги. Например, укажите: «Средства на увеличение уставного капитала ООО».

Формально ваш поставщик прав. То, что должно быть указано в поле «Назначение платежа» поручения, перечислено в Положении Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. В частности, там пишут наименование товара, номер и дату договора, товарных документов. Однако никаких санкций за нарушение этих правил нет. Все, чем вы рискуете, это то, что банк может не принять ваше поручение к исполнению. Но в вашей ситуации оплата уже прошла. Да и поставщик свои деньги получил. Значит, беспокоиться вам сейчас не о чем. Но если не хотите портить с ним отношения, лучше указывайте в платежке реквизиты договора.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец 2018

• Порядковый номер записи в журнале.
• Дата выпуска приказа.
• Номер приказа.
• Краткое содержание (иногда наименование).
• Кем завизирован приказ.
• Кто назначен непосредственным исполнителем документа.
• Структурное подразделение, на которое направлен распорядительный документ.
• Подпись получения приказа и дата.
• Данные по исполнению.
• Иногда дополнительно делается графа «Отметка о выдаче копии приказа работнику»: это зафиксирует выполненную обязанность работодателя выдавать копии документов сотрудникам не позднее чем через три дня с момента подачи письменной просьбы.

Поскольку ведение журнала регистрации не регламентировано, многие кадровые специалисты пользуются электронной формой этого документа. Более того, современные программы, предназначенные для автоматизации документооборота, могут создавать журнал самостоятельно, по умолчанию. Все распоряжения работодателя автоматически фиксируются в журнале с соответствующей нумерацией. Причем в параметрах программы можно выбрать тип журнала – объединяющий все документы в одном либо несколько разных, в зависимости от типа распоряжения.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Проекты приказов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документа действующему законодательству, а затем в службу секретариата, где осуществляется контроль за правильностью их оформления.

Оформленные приказы передаются на подпись руководителю организации в соответствии с установленным распределением обязанностей. Подписанные приказы организации по основной деятельности регистрируются в секретариате в журнале регистрации приказов (см. Приложение).

Зачем и как регистрировать трудовые договора

По требованию ФТС документы, касающиеся трудоустройства, к коим относятся и договора, и допсоглашения к ним, хранить нужно не меньше 75 лет. После увольнения сотрудника его личное дело передаётся либо в архив фирмы, либо в архив города. И передача должна производиться строго по описи.

При оформлении нового сотрудника формируется его личное дело. А начало трудовых отношений закрепляется подписями в трудовом договоре. Если требуется изменить какие-то условия договора, оформляется допсоглашение к нему. И допсоглашение, и договор должны храниться 75 лет, но перед тем, как отправить личное дело в архив, эти документы должны храниться в кадровых делах. Чтобы быстро найти, в какой папке находится тот или иной документ, незаменимым помощником будет журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Журнал регистрации приказов по личному составу

• О приеме работника (работников) на работу
• О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
• О переводе работника (работников) на другую работу
• О совмещении должностей / профессий
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
• Об изменении фамилии, имени, отчества работника
• О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
• и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.