Журнал регистрации входящих документов
Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.
Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.
Как оформить Журналы регистрации кадровых документов
Журналы регистрации других кадровых документов (приказов, трудовых договоров, заявлений работников, уведомлений и пр.) не имеют законодательно утвержденной формы. Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать форму журналов регистрации для каждого блока документов. Как это сделать грамотно? Во-первых, вспомним, что такое регистрация:
- Журнал должен быть прошит,
- Все листы от начала до конца должны быть пронумерованы,
- На задней обложке журнала нужно поместить заверительную надпись:
«В журнале прошито и пронумеровано __ (прописью) листов.
Директор (ИП) ___________ (И.О. Фамилия)». - Надпись заверяется печатью организации.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.
Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.
Журнал регистрации входящих документов
На предприятии со значительной штатной численностью работников ответственность за регистрацию документов несёт специальный отдел, а в организации, имеющей небольшой штат эта обязанность, распределяется на одного сотрудника — это может быть секретарь, референт или делопроизводитель. Если такой кадровой единицы нет, за которой закреплены данные обязанности, то руководитель вправе назначить ответственного, возлагая на него выполнение функций по ведению этого журнала.
Электронный способ предусматривает создание компьютерных файлов в программах с таким расширением как xls, doc, docx. Используя поиск необходимой информации, сортирование данных, установление фильтров по заданным параметрам можно моментально найти интересующую информацию. Электронный журнал не распечатывается на бумаге и не дублируется, но есть моменты, когда бумажный вариант необходим для проставления подписи исполнителя.
Реестр договоров
- порядковый номер и номер записи регистрации
- вид договора
- сумма (цена) договора
- стороны договора (наша организация и контрагент)
- дата заключения (подписания)
- срок действия (при наличии)
- наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
- статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
- ответственный сотрудник
- любые иные сведения (например, существенные условия)
Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.
Как оформить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Формально ваш поставщик прав. То, что должно быть указано в поле «Назначение платежа» поручения, перечислено в Положении Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. В частности, там пишут наименование товара, номер и дату договора, товарных документов. Однако никаких санкций за нарушение этих правил нет. Все, чем вы рискуете, это то, что банк может не принять ваше поручение к исполнению. Но в вашей ситуации оплата уже прошла. Да и поставщик свои деньги получил. Значит, беспокоиться вам сейчас не о чем. Но если не хотите портить с ним отношения, лучше указывайте в платежке реквизиты договора.
То, что должно быть указано в поле «Назначение платежа» поручения, перечислено в Положении Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. В частности, там пишут наименование товара, номер и дату договора, товарных документов, а также может указываться другая необходимая информация, в том числе в соответствии с законодательством, включая налог на добавленную стоимость. Определенной формулировки при перечислении средств на увеличение капитала не установлено. В приходном ордере и квитанции к нему в строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Таким образом, платежку и приходник нужно заполнить так чтобы, было видно на что именно перечисляются деньги. Например, укажите: «Средства на увеличение уставного капитала ООО».
Журнал регистрации как оформить
организацию медицинских осмотров, профессиональной гигиенической подготовки и аттестации должностных лиц и работников организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения;
Обязанности:
Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения
Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.
Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.
Журнал регистрации доверенностей
На самом деле ведение данного регистрационного журнала не является обязательным, однако позволяет организации оптимизировать свой документооборот. Так как журнал не является обязательным, то и типовой формы для него не разработано. Более того, вести его можно не только в рукописном бумажном виде, но и в электронном.
Любой журнал представляет собой таблицу с графами. Для каждого регистрируемого документа отводится отдельная строка, которой присваивается порядковый номер, далее заполняются сведения о выписываемой доверенности по графам. Содержание граф может меняться в зависимости от нужд организации.
Зачем и как регистрировать трудовые договора
При оформлении нового сотрудника формируется его личное дело. А начало трудовых отношений закрепляется подписями в трудовом договоре. Если требуется изменить какие-то условия договора, оформляется допсоглашение к нему. И допсоглашение, и договор должны храниться 75 лет, но перед тем, как отправить личное дело в архив, эти документы должны храниться в кадровых делах. Чтобы быстро найти, в какой папке находится тот или иной документ, незаменимым помощником будет журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
По требованию ФТС документы, касающиеся трудоустройства, к коим относятся и договора, и допсоглашения к ним, хранить нужно не меньше 75 лет. После увольнения сотрудника его личное дело передаётся либо в архив фирмы, либо в архив города. И передача должна производиться строго по описи.