Форма регистрации журнала приказов

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Форма регистрации журнала приказов

То есть независимо от того, является ли организация коммерческим предприятием либо государственной структурой, исполнять выше оговоренные законодательные нормы они обязаны, то есть журнал регистрации приказов о приеме, или как его называют — по личному составу, должен вестись в обязательном порядке.

При ведении журнала регистрации приказов по личному составу, как правило, используется бумажная форма, ведь журнал предстоит не только правильно оформить, но еще и внести множество данных, а также хранить на протяжении длительного времени в архиве предприятия.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

Журнал регистрации приказов по личному составу

• О приеме работника (работников) на работу
• О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
• О переводе работника (работников) на другую работу
• О совмещении должностей / профессий
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
• Об изменении фамилии, имени, отчества работника
• О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
• и др.

• О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
• О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
• О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
• О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
• О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)

• об организационно-правовой форме и наименовании организации;
• видах регистрируемых документов (в данном случае это приказы по личному составу);
• дате начала и окончания ведения журнала;
• лице, ответственном за ведение журнала (наименование должности, Ф.И.О.);
• сроке хранения.

Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Форма журнала регистрации приказов по личному составу

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

Форма регистрации журнала приказов

В крупных организациях с большим штатом сотрудников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, «п» — прием на работу, «от» — отпуск, «к» — командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя.*

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу (75 лет хранения) ведется организацией для упорядочения хранения и поиска приказов по личному составу. Этот документ заполняет кадровый специалист или специалист сферы делопроизводства. Журнал можно вести рукописно или в электронной форме .

Журнал регистрации приказов (скачать)

Как правило, в организации предусмотрена регистрация и систематизация не только приказов, но и других документов. К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов.

Регистрация приказов и распоряжений руководства в едином журнале является удобным способом ведения перечня внутренней документации предприятия. Главная цель ведения данного журнала заключается в том, чтобы систематизировать информацию об издаваемых приказах, упростить контроль их исполнения и быстро найти нужный документ в случае надобности.

Вы здесь

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу — основные требования

1. Номер. Это номер распоряжения, подлежащего регистрации.
2. Дата. Проставляется дата написания. Шаблон унифицированных приказных форм по труду предусматривает, что пара номер — дата неразделима, то есть они обычно стоят рядом.
3. Вид. Бывает три – о приеме, об увольнении, о переводе.
4. ФИО работника. Использовать именительный падеж, писать полностью, без сокращений.
5. Табельный номер. Присваивается служащему при приеме.
6. Основание. По действующему законодательству, это трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашений может быть несколько, им также присваиваются номера.

• нумеруются;
• прошнуровываются насквозь всего журнала;
• их количество фиксируется на специальном бланке о конфиденциальности информации;
• сведения скрепляются «синей» или даже сургучной печатью организации;
• постановка подписи руководителя или другого ответственного лица.