Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) — понятие, особенности составления и оформления
- автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
- адресат (кому направляется документ);
- название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);
- дату составления и номер регистрации;
- заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
- текст;
- подпись составителя (с указанием должности).
Докладная записка — это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.
Объяснительная записка
- в результате проведенной инвентаризации (ревизии) и выявление недостачи денежных средств в кассе организации или материальных ценностей на складе;
- за отсутствие на рабочем месте в течение определенного промежутка времени или опоздание.
- внесение уточненных корректировочных данных в бухгалтерские или налоговые регистры отчетности организации.
Объяснительная записка имеет статус документа, который указывает факт нарушения технологической или трудовой дисциплины, причину ненадлежащего исполнения или отказа от исполнения и адресуется всегда вышестоящему руководству. Объяснительная может носить также сопровождающий характер и прикрепляется к определенному виду документа (план, отчет). Несет содержательное пояснение конкретных положений основного документа и заполняется на титульном (фирменном) бланке предприятия.
Закон РАА
В Управление социальной политики
по Ленинскому району г.Москвы
от_____________________________
_______________________________
(фамилия, имя, отчество)
проживающего_______________________
(адрес места жительства, телефон)
имеющего документ, удостоверяющий личность:
__________________________________________
(вид документа, серия, номер, кем и когда выдан документ)
Наименование организации
Данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;
Само наименования — «Объяснительная записка»;
Дата составления и зарегистрированный номер документа;
Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
Непосредственно текст пояснения.
Составитель и подпись.
Докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки
Пояснительная записка – документ, который составляется для пояснения содержания отдельных положений документа (проекта приказа или иного нормативного документа, программы, плана, заявки, сметы и др.), который прилагается с обоснованиями целесообразности издания этого документа. В пояснительной записке, при необходимости, приводятся результаты проработок затронутого вопроса и проведенной экспертизы, обоснования и расчеты, а также прогнозы социально-экономических и других последствий выполнения предлагаемых решений.
Докладная (служебная) записка составляется как по инициативе работника организации, так и по указанию генерального директора (его заместителя), руководителя структурного подразделения организации. По инициативе работника докладная (служебная) записка составляется для принятия определенного решения должностным лицом, которому она адресована.
Как написать пояснительную записку (образец, примеры содержания)
Как написать пояснительную записку? Эту информацию часто пытаются выяснить не только студенты, готовящиеся к защите дипломных работ, но и многие другие граждане, к примеру налогоплательщики, бухгалтерские и иные работники. Как правильно составлять пояснительные записки, будет описано ниже.
Учебные учреждения обычно издают свои методические рекомендации по написанию дипломов и пояснительных записок к ним, поэтому учащиеся могут также найти пример пояснительной записки и иную справочную информацию по этому поводу в библиотеке образовательной организации.
Пример объяснительной записки
Условно подобные записки можно разделить на два вида: оправдательного и пояснительного характера. Первый вариант работник предоставляет в том случае, когда необходимо указать причины собственного правонарушительного деяния. Пояснительные же записки оформляются работником для объяснения причин содеянного, с указанием обстоятельств и условий, не зависящих от воли автора записки.
Чаще всего объяснительные документы требуют в следующих случаях: опоздание на работу, появление на рабочем месте в алкогольном, наркотическом или токсическом опьянении, совершение хищения имущества с рабочего места, совершенный аморальный проступок, отсутствие на рабочем месте или прогул, несоблюдение правил охраны труда, несоблюдение трудовой дисциплины, предоставление недостоверных сведений в уполномоченные органы. Конечно же, проще написать ее, когда имеется пример объяснительной записки перед глазами.
Образец объяснительной записки
Если вам когда-либо потребуется написать объяснительную записку, то сделайте это правильно. Здесь вы сможете прочитать о рекомендациях, которые будут весьма полезны для взаимодействия с высоким начальством. Конечно будут приведены образцы объяснительной записки.
Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли покороче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу. Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).
Составление и оформление объяснительных записок
Место издания, составления или подписания объяснительной записки указывается через 2 межстрочных интервала и должно соответствовать зарегистрированному юридическому адресу. Для объяснительных записок, составленных физическими лицами в пределах своей организации, место составления может опускаться.
Объяснительные записки могут адресовываться во внешние организации, и применяться для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, выяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения. В последнем случае они могут служить как оправдательный документ или как средство принятия к работнику определенных административных санкций.
Объяснительная записка как инструмент кадровика
- составляется акт о нарушении (именно акт, фиксирующий время нарушения и его суть – событие и перечисление действующих лиц, а не требование о даче объяснений);
- издается распоряжение с требованием объяснения работником обстоятельств: виновник должен расписаться в нем об ознакомлении или получить по почте (в идеале оно должно датироваться тем же числом, что и акт о нарушении);
- акт и объяснения рассматриваются директором и выносится решение (прямо на акте директор может поставить визу, например «объявить выговор»);
- через два дня можно издавать приказ по дисциплине или не издавать его вовсе, если директор сочтет нужным проявить снисхождение (нужно иметь в виду, что с момента составления акта до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней). В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника).
В законодательстве нет требований об обязательном составлении записок, но письменные оправдания – это все же документ, который должен быть принят к сведению по требованиям Трудового кодекса. Кадровик, заинтересованный в работнике, должен уметь грамотно составлять объяснительные.
Совет 1: Как написать объяснительную про прогул
Ситуации, когда работник отсутствует без оформления больничного по причине болезни ребенка, суды, рассматривают как уважительную причину, если есть справка от педиатра. Также, нельзя уволить работника, пропустившего работу в связи с обращением за скорой медицинской помощью для ребенка.
Суды по-разному относятся к доказательствам временной нетрудоспособности работника: есть решения, согласно которым обычная медицинская справка подтверждает, что работник прогулял работу по уважительной причине. Отсутствие больничного в данном случае может повлиять только на оплату дней отсутствия на работе, но не говорит о совершении прогула.