Применение факсимиле подписи

В каких случаях можно использовать факсимиле

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

• письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
• почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
• копии различных официальных бумаг;
• квитанция по аккредитиву;
• кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
• документы по учету сырья и материалов;
• ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
• ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
• акт приемки или передачи работ и услуг;
• удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
• наградные удостоверения;
• различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
• свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• полисы обязательного медицинского страхования.

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

• Почетных листах и грамотах.
• Страховых (медицинских) полисах.
• Служебных и наградных удостоверениях.
• Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
• Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
• Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
• Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2017 году

Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу. Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается.

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5 . Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется 9 .

Что можно, а — что нельзя подписывать факсимиле

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторо н п. 2 ст. 160 ГК РФ . Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Факсимильная подпись: когда и как использовать

• федеральные законы и другие акты правого характера;
• законодательные акты субъектов федерации;
• карточка с образцами подписей руководства компании и образцом оттиска основной печати;
• заявления физических лиц в организации;
• векселя;
• нотариально оформленные документы;
• налоговые декларации.

• грамотах, почетных листах и других поощрительных бумагах;
• страховых (медицинских) полисах;
• патентах и свидетельствах Федеральной службы по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от 31.05.2007);
• наградных и служебных удостоверениях;
• приглашениях, извещениях, уведомлениях;
• благодарственных и поздравительных письмах;
• подтверждениях итогов единого государственного экзамена (согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006));
• договорах и дополнениях к ним.

Что собой представляет факсимильная подпись

Однако перед тем как в документе ставится факсимильная подпись, предварительно данный вопрос необходимо решить с контрагентом. С ним следует заключить соглашение, в котором будет указанно, что после того, как предприниматель поставит подпись, любой документ будет иметь юридическую силу. Помимо этого факсимильная подпись используется для передачи любых данных внутри компании.

Основная цель использования факсимильной подписи состоит в том, чтобы заменить рукописный вариант электронным. Данная подпись сможет идентифицировать лицо, подпись которого поставили с помощью факсимиле. Обычно такую подпись подделать нет возможности. Некоторые предприниматели, когда передают право пользования факсимильной подписью на сотрудника, который примет на себя данную обязанность, выписывают доверенность.

Факсимильная подпись

Доверенность. В соответствии с п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Первичные учетные документы. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 03.11.2006) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать определенный набор реквизитов. К этим реквизитам относятся наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц. В этой связи использование в первичных учетных документах факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления, по мнению финансовых и налоговых органов, не допускается.

Факсимильная подпись: изготовление, использование

До 19-го столетия факсимиле изготавливалось обычно прорисовкой оригинала с помощью прозрачной бумаги, гравированием на дереве либо металле и литографированием. В современном мире эта процедура значительно облегчилась. Благодаря изобретению и последующему усовершенствованию светописи — фотогравюры, фотографии и прочих процессов, которые позволяют получать безусловно верные копии исключительно механическим способом. Процесс выполнения воспроизведений именуется факсимилированием. С его помощью осуществляется издание редких экземпляров в научных целях. Сегодня достаточно распространено использование факсимильной подписи. Рассмотрим далее, что она собой представляет и для чего она нужна.

Вместе с этим, правоприменительная практика складывается таким образом, что заключающие договор стороны могут предусмотреть возможность применения факсимильной подписи непосредственно в его тексте, в качестве отдельного пункта. В таком случае нет необходимости составлять дополнительное соглашение. Данной позиции придерживается и МНС. В соответствующем письме было дано разъяснение о том, что поскольку законодательством не установлен порядок, факсимильная подпись может применяться исключительно по взаимному согласию сторон, что должно подтверждаться письменно. При отсутствии соглашения Арбитражные суды признают сделки незаключенными в связи с несоблюдением установленных требований к форме их совершения. Из этого следует, что стороны сами определяют, где можно ставить факсимильную подпись, и допускается ли ее применять вообще.

Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования

• квитанций, приходных и расходных ордеров;
• записей в кассовых книгах;
• учетных бланков;
• удостоверений сотрудников;
• патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
• ведомостей и справок о зарплате работников;
• табелей учета рабочего времени;
• свидетельств о ЕГЗ;
• страховок;
• приказов, грамот, благодарственных листов;
• писем с поздравлениями;
• уведомлений;
• внутренних документов.

Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.